Fragen und Antworten zur Instandhaltungssoftware
FAQ – Fragen und Antworten rund um die Instandhaltungssoftware und den Zusatzoptionen
Sie haben Fragen rund um das Thema Instandhaltungsmanagement, wir haben hier einige wichtige Informationen für Sie zusammengestellt.
Informationen zur Instandhaltungssoftware
Sicher aufgestellt durch den Wartungsplaner zu Arbeitsschutz & Arbeitssicherheit
Schreiben Sie in Ihrem Unternehmen Arbeitssicherheit groß und stellen Sie sicher, dass alle Aufgaben und Termine im Arbeitsschutz ausreichend dokumentiert sind.
Unsere Arbeitsschutz-Software ist dafür die perfekte Wahl, denn mit dem Tool planen und dokumentieren Sie alle Aufgaben im Arbeitsschutz bequem auf einen Schlag.
Systematische Durchführung von Maschinen- , Arbeits- und Betriebsmittelprüfungen
Einfache Durchführung der Maschinenprüfungen und Wartungen mithilfe von Prüfberichten, Checklisten sowie Aufgabenzuweisung an zuständige Mitarbeiter. So bringen Sie schnell und effektiv Ordnung in die Arbeitsmittelverwaltung. Der Wartungsplaner bietet ein Prüffristenmanagement und Dokumentation mit Arbeitsmittel.
Bei den Prüfgegenständen handelt es sich beispielsweise um elektrische Betriebsmittel, Maschinen und Anlagen, Werkzeuge, Leitern und Tritte, Regale, Rauchmelder und Feuerlöscher, Aufzüge, Druckbehälter, Fahrzeuge und persönliche Schutzausrüstungen (PSA)
Was Sie jetzt bei der Betriebsmittelverwaltung umsetzen müssen
Alle relevanten Dokumente und Daten müssen vollständig und ohne Auslassungen in der Betriebsmittelverwaltung gespeichert werden – und zwar für einen gesetzlich festgelegten Zeitraum oder länger. Folglich sollte auch ein Schutz gegen Datenverlust durch regelmäßige Backups und geeignete Sicherheitsmaßnahmen bestehen.
Halten Sie die Prüfintervalle und Prüfvorschriften sicher ein
Mit fortschreitender Digitalisierung liegen Arbeitsmittel- und Betriebsmittelakte immer häufiger elektronisch archiviert vor. Zu Recht, denn zum einen bietet das einen flexiblen Informationszugriff, was in Zeiten von standortunabhängiger Arbeit von Vorteil ist. Zum anderen spart die digitale Maschinenakte Lagerplatz, Druck- und Papierkosten ein.
Da die Suche, Verwaltung und Aktualisierung von Informationen für die Fachkraft für Arbeitssicherheit schneller möglich ist, werden Fachkräfte für Arbeitssicherheit auch noch effektiv entlastet. Aber bei allen Vorteilen gilt: Die digitale Maschinneakte muss sicher sein.
Verwaltung der Wartungen und Reparaturen
In einer sich ständig wandelnden Geschäftswelt stehen auch kleine und mittelständische Unternehmen vor der Herausforderung, sich ansteigende Komplexität und wechselnde Anforderungen in der Arbeits- und Betriebsmittelprüfung anzupassen.
Wir bieten eine zuverlässige und skalierbare Lösung. Unsere Wartungsplaner-Software ermöglicht nicht nur eine digitale Verwaltung der Wartungen, Reparaturen und Instandhaltungen, sondern legt auch den Grundstein für nachhaltige Betriebssicherheit.
Grundsätze der digitalen Maschinenakte
Richtigkeit, Zulässigkeit und Transparenz: Die klassischen Grundsätze des Rechts gelten auch für das Führen und Archivieren digitaler Maschinneakte. Wer als Fachkraft für Arbeitssicherheit die rechtliche Konformität gewährleisten möchte, muss daher drei Aspekte ins Zentrum stellen:
1. Datenschutz und Datensicherheit:
Da die Maschinneakte sensible Informationen enthält, sind für den Zugriff die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten.
2. Zugriffsrechte und Berechtigungskonzepte:
Die Informationen einer Maschinenakte dürfen nicht für jeden Mitarbeitenden oder jede Abteilung zugänglich sein. Ein differenziertes Rollen- und Berechtigungskonzept stellt sicher, dass Mitarbeitende nur auf die für sie relevanten Informationen zugreifen können.
3. Revisions- und Compliance-Anforderungen:
Die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sowie die revisionssichere Archivierung von Dokumenten sind für digitale Maschinneakten verpflichtend. Revisionssicher werden Informationen in elektronischer Form so aufbewahrt, dass sie ordnungsgemäß, vollständig, sicher, verfügbar, nachvollziehbar, unveränderlich und mit Zugriffsschutz abgelegt sind.
Alle relevanten Dokumente und Daten müssen also vollständig und ohne Auslassungen gespeichert werden – und zwar für einen gesetzlich festgelegten Zeitraum oder länger. Folglich sollte auch ein Schutz gegen Datenverlust durch regelmäßige Backups und geeignete Sicherheitsmaßnahmen bestehen.
Insgesamt trägt die revisionssichere Archivierung von Arbeitsmittelakten bzw. Betriebsmittelakten zu einer zuverlässigen und effizienten Betriebsmittelverwaltung bei. Weil die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Normen gewährleistet ist, sinkt das Risiko von Rechtsstreitigkeiten aufgrund von Compliance-Verstößen.
Last, but not least spart der schnelle und einfache Zugriff auf Maschinnakten Zeit bei der Suche nach Dokumenten und verbessert die allgemeine Verwaltungseffizienz.
Vorteile der Nutzung des Wartungsplaner -Tools
Mit dem Wartungsplaner -Tool stehen Unternehmen zahlreiche Vorteile zur Verfügung.
Die effiziente Verwaltung von Wartungsarbeiten wird durch die benutzerfreundliche Oberfläche erleichtert.
Die klare Struktur und die Möglichkeit zur Individualisierung ermöglichen eine maßgeschneiderte Nutzung für jedes Unternehmen.
Darüber hinaus bietet das Tool die Möglichkeit, Wartungsarbeiten zu priorisieren und den Überblick über anstehende Aufgaben zu behalten.
Die automatische Erinnerungsfunktion sorgt dafür, dass keine Wartungsarbeiten mehr vergessen werden.
Durch die zentrale Speicherung von Daten können alle Mitarbeiter auf relevante Informationen zugreifen, was die Zusammenarbeit und Effizienz steigert.
Dank der Wartungsplaner Software wird die Organisation von Wartungsarbeiten zum Kinderspiel und trägt maßgeblich zum reibungslosen Ablauf im Unternehmen bei.
Produktivität steigern mit der Wartungsplaner-Software
Die Einführung und produktive Nutzung einer Wartungsplaner-Software erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung.
Bei der HOPPE Unternehmensberatung erhalten Sie genau hierfür das notwendige Fachwissen:
- Produktive Nutzung von Wartungsmanagement Tools, -Modulen und -Apps
- Gestaltung von Prozessen in der Wartungsplaner Software
- Datenpflege, Dokumentation und Auswertung
- Effizientes Reporting im Alltag der Wartungsplanung
